AVVault

Οι συμβάσεις εκτέλεσης της επεξεργασίας είναι υποχρεωτικές, αλλά η διαχείρισή τους είναι συχνά Excel συν email

Όποιος αναθέτει σε τρίτους την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για λογαριασμό του (hosting, CRM, εργαλείο newsletter, μισθοδοσία) χρειάζεται γι' αυτό μια σύμβαση εκτέλεσης της επεξεργασίας σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ. Δεν είναι κάθε διαβίβαση δεδομένων εκτέλεση της επεξεργασίας: αν δύο φορείς αποφασίζουν από κοινού για τον σκοπό και τα μέσα, χρειάζονται συμφωνία για κοινή ευθύνη (άρθρο 26 ΓΚΠΔ), και όποιος επεξεργάζεται δεδομένα ως αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας, π.χ. ένας φοροτεχνικός ή μια τράπεζα, δεν συνάπτει σύμβαση εκτέλεσης, αλλά ρυθμίζει τη διαβίβαση σε άλλη βάση. Το αν χρειάζεται τέτοια σύμβαση εξαρτάται λοιπόν από την κατανομή ρόλων σε κάθε περίπτωση. Στην πράξη αυτό σημαίνει: δεκάδες έως εκατοντάδες συμβάσεις, διάσπαρτες σε γραμματοκιβώτια και δομές φακέλων, με ημερομηνίες λήξης που κανείς δεν παρακολουθεί συστηματικά, και πάροχοι που στέλνουν νέες εκδόσεις με μαζικό email, ενώ η παλιά έκδοση συνεχίζει κάπου να θεωρείται «η έγκυρη».

Το AVVault αποτυπώνει αυτή τη διαδικασία ως πύλη που εντάσσει και τις δύο πλευρές: ο εντολέας και ο εκτελών την επεξεργασία παίρνουν ο καθένας τη δική του όψη της ίδιας σύμβασης, συνδεδεμένοι μέσω magic links αντί για κλασικά στοιχεία πρόσβασης. Όποιος λαμβάνει έναν σύνδεσμο από τον πάροχό του καταλήγει απευθείας στο κατάλληλο πλαίσιο, χωρίς να χρειαστεί πρώτα να εγγραφεί κάπου. Έτσι κάθε σύμβαση που αποστέλλεται γίνεται σημείο εισόδου για την άλλη πλευρά. Αυτό το ιικό αποτέλεσμα ήταν εξαρχής μέρος της ιδέας.

Κοινό-στόχος είναι κυρίως επιχειρήσεις με πολλές σχέσεις εκτέλεσης της επεξεργασίας (πρακτορεία, πάροχοι SaaS, μεσαίες επιχειρήσεις με μεγαλύτερο χαρτοφυλάκιο παρόχων) καθώς και οι εκτελούντες την επεξεργασία, οι οποίοι με τη σειρά τους πρέπει να μεταβιβάζουν συμβάσεις στους δικούς τους υπο-παρόχους.

Βασικές λειτουργίες

• Δημιουργία, διαχείριση και έκδοση εκδόσεων συμβάσεων, με πρότυπα ανά κλάδο
• Αμφίδρομη πύλη: εντολέας και εκτελών βλέπουν την ίδια σύμβαση από την αντίστοιχη οπτική τους
• Ανάλυση συμβάσεων με υποστήριξη ΤΝ, με score κινδύνου, έλεγχο TOM, υπο-εκτελούντων την επεξεργασία και διαβιβάσεων σε τρίτες χώρες
• Αυτόματη παρακολούθηση λήξης και συμμόρφωσης αντί για χειροκίνητη λίστα προθεσμιών
• Πολύγλωσσο (DE/EN/FR/ES/IT/NL), hosting στην ΕΕ (Hetzner, Γερμανία)